Mitarbeitergespräch: Grundlagen für erfolgreiche Gespräche

Das Mitarbeitergespräch ist ein wichtiges Führungsinstrument. Jedoch empfinden sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende das meist jährlich durchgeführte Gespräch oft als Zeitverschwendung und zweifeln an seinem Nutzen. Empirisch ist belegt, dass das Mitarbeitergespräch die Motivation steigern und die Kommunikation bzw. die Zusammenarbeit verbessern kann. Im Folgenden erhalten Sie in kompakter Form Empfehlungen für die erfolgreiche Durchführung der Gespräche. Denn Studien zeigen auch, dass in Unternehmen der Führungsstil bzw. die Kommunikation mit den Mitarbeitenden oft verbesserungsfähig ist.

Grundsätzlich kann hilfreich sein, sich bei der Konzeption und Einführung (bzw. bei der Überarbeitung einer bestehenden Gesprächssystematik), aber auch bei der Vorbereitung individueller Gespräche durch einen erfahrenen Berater bzw. Coach unterstützen zu lassen.
Die Unternehmens- bzw. Gesprächskultur spielt eine wichtige Rolle. Wegen der Vorbild-Funktion sollten die Gespräche top-down (ein)geführt werden. Das Topmanagement agiert somit als wichtiges Vorbild. Die Gesprächspartner/innen sind grundsätzlich gleichberechtigt. Dies sollte sich u. a. in einem wertschätzenden und offenen Gesprächscharakter bzw. einem hohen Redeanteil der/des Mitarbeitenden zeigen.

Eine intensive Vorbereitung ist wichtig – sowohl für Führungskräfte (hier sollte dies selbstverständlich sein) als auch für die Mitarbeitenden. Empfehlenswert ist, sich während des Jahres Notizen über zu besprechende Themen zu machen.
Zu den Grundlagen zählen auch die frühzeitige Planung, die rechtzeitige Einladung und ein geeigneter Rahmen (störungsfrei, angenehm). Hilfreich ist, sowohl den Prozess (Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung) als auch den Gesprächsinhalt zu strukturieren. Eigene Notizen bzw. Leitfäden und Checklisten unterstützen dabei. Im Vordergrund sollte jedoch stets der gemeinsame Austausch auf Augenhöhe und nicht das Ausfüllen von Formularen stehen.
Das Gespräch beinhaltet in der Regel mehrere Elemente: Feedback über die gezeigte Leistung (Vergangenheit), Aufgabenschwerpunkte und Zusammenarbeit (Gegenwart) sowie Erwartungen und abgeleitete Vereinbarungen (Zukunft). Hinzu kommt die Feststellung erreichter bzw. die Vereinbarung neuer Ziele, die oft auch monetär eine Rolle spielen. Das Gespräch wird dadurch schnell komplex und macht die beiderseitige Vorbereitung so wichtig.

Der Gesprächseinstieg gelingt am besten, indem zunächst Gesprächsziel und Rahmen (Ablauf, Dauer etc.) vereinbart werden und über die aktuellen Aufgaben gesprochen wird. Dies vermeidet, dass das Gespräch im weiteren Verlauf unbeabsichtigt andere Schwerpunkte (z.B. Gehaltsdiskussion) erlangt.

Auch bei guter Vorbereitung kann das Gespräch durchaus fordern. Trotz möglicher abweichender Sichtweisen sind gemeinsam Vereinbarungen zu treffen. Als Führungskraft ist daher hilfreich, sich auf konkrete Situations- bzw. Verhaltensbeobachtungen zu stützen und für einen konstruktiven Gesprächsverlauf Ich-Botschaften, offene Fragen, Zusammenfassungen und aktives Zuhören einzusetzen. Schwierige Gesprächssituationen resultieren oft weniger durch Sachthemen, sondern durch Störungen auf der Beziehungsebene. Zur Klärung trägt bei, den Gesprächsverlauf von der Metaebene zu betrachten und die Wahrnehmungen zu thematisieren.
Je stärker Mitarbeitende in das Gespräch eingebunden wird, umso höher fällt die Bereitschaft aus, aus den diskutierten Themen Ziele abzuleiten, zu vereinbaren und später auch umzusetzen. Klassiker bei der Vereinbarung sind „smarte“ Ziele. Das Akronym SMART steht für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Vereinbarungen bzw. Ziele können und sollten auch die fachliche und persönliche Weiterentwicklung der/des Mitarbeitenden (Förder- bzw. Entwicklungsplan) oder die künftige Gestaltung der Zusammenarbeit betreffen.

Bislang wurden besondere Formen des Mitarbeitergesprächs ausgeblendet. Bei ihnen überwiegt ein bestimmter inhaltlicher Aspekt, beispielsweise als reines Beurteilungsgespräch, Rückkehrgespräch nach Erkrankung, Kritikgespräch oder – als Extremfall – als Trennungsgespräch. Bei der Vorbereitung solcher Gespräche kann ein Coach unterstützen. Im Changeumfeld (Restrukturierung, Fusion etc.) mit hoher Unsicherheit und einer Vielzahl besonderer Gespräche ist das Angebot eines Gesprächstrainings nicht nur für jüngere Führungskräfte zielführend. Schließlich müssen auch erfolgreiche Sportler/innen kontinuierlich trainieren, um ihr Leistungsniveau zu halten.

Fazit
Mitarbeitende und Führungskräfte tragen die Verantwortung für erfolgreiche Gespräche. Mit den genannten Empfehlungen sollte es einfacher sein, einen authentischen Stil für ein wertschätzendes Miteinander zu finden. Insbesondere eine ernsthafte Vorbereitung, wertschätzende Grundhaltung, ausreichend Zeit und klare Vereinbarungen erhöhen deutlich die Chance, dass Gespräche (künftig) zu einer Win-win-Situation für die Gesprächsbeteiligten führen. Dies ist auch auf Unternehmensebene vorteilhaft – in Form einer konstruktiveren Zusammenarbeit bzw. stärkeren Mitarbeiterbindung. Viel Erfolg.

Dieser Beitrag wurde ursprünglich online auf dem „Dotzauer-Blog“ veröffentlicht. Der separate Blog existiert nicht mehr. Ausgewählte Blogbeiträge wurden jedoch 2022 – in Teilen überarbeitet, verkürzt bzw. aktualisiert – in diese Website integriert. Bei Fragen, Anmerkungen etc. können Sie sich gerne an den Autor wenden.

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